Efektywne spotkania

Spotkania: jak zamienić marnowanie czasu w efektywne spotkania zespołowe?

Spotkania zespołu są kluczem do budowania zespołów i osiągania celów zespołowych. Jednak wiele spotkań jest marnowaniem czasu lub są po prostu zbędne.

Badania Harvard Business Review (2022 rok) pokazują, że 70% spotkań uniemożliwia pracownikom wykonywanie produktywnej pracy. A choć średnia długość spotkań spadła o 20% w czasie pandemii, to liczba spotkań, w których uczestniczył pracownik, wzrosła średnio o 13,5%.

🔍 Jak poprawić efektywność spotkań?
Na początek proponuję przyjrzeć się zachowaniom i postawom uczestników spotkania.

Niektóre zachowania członków zespołu bywają kłopotliwe i negatywnie wpływają na przebieg spotkania. Dlatego najlepiej wypracować listę zachowań pożądanych (pomagasz) i niepożądanych (nie pomagasz), które będą obowiązywać podczas spotkań. Jest to swoisty „kontrakt” zespołu, czyli ustalenie „zasad gry”. Ważne jest, aby wszyscy członkowie zespołu, bez względu na stanowisko, staż pracy czy rolę w zespole w jednakowy sposób przestrzegli przyjętych zasad. Do ustalenia, co jeśli ktoś zachowuje się nie zgodnie z przyjętymi zasadami i jakie poniesie konsekwencje.

Zakontraktowane się do określonych zachowań postaw to świetny sposób, aby przenieść odpowiedzialność za przebieg spotkania na wszystkich uczestników i uwolnić lidera zespołu od funkcji „strażnika”.

🔍 Jakie zachowania zespołu wspierają/ szkodzą efektywności spotkań?

Załączam przykładowe zachowania, które mogą być przyjęte przez zespół. Lista może być znacznie dłuższa, zależy od tego co ustalcie z zespołem i od tego jaka jest kultura pracy w Waszej firmie:

⭕️Szkodzisz zespołowi:
• Negatywną mową ciała, mikro agresjami
• Przerywając rozmówcom, dominując spotkanie
• Przeskakując z tematu na temat
• Mówiąc „nie”, zanim poznasz temat
• Mówiąc „tak, ale” na każde stwierdzenie
• Przytakując, przyznając ciągle rację
• Milcząc, nie słuchając,
• Próbując manipulować kolegami, wywoływać u nich poczucie winy
• Unikając podejmowania decyzji
• Przywłaszczając sobie cudze pomysły i zasługi.

✅Pomagasz zespołowi:

• Będąc punktualnym i przygotowanym
• Mając listę tematów do omówienia
• Trzymając się faktów, a nie plotek
• Angażując się w szczerą wymianę informacji
• Uważnie słuchając, aby dać przestrzeń innym
• Zadając pogłębiające pytania, aby zrozumieć
• Myśląc w kategoriach „My” a nie „ja”
• Krytykując pomysły, a nie osoby
• Zachowując otwarty umysł i dobre intencje
• Będąc uprzejmym, otwartym, wspierającym
• Doceniając członków zespołu

Jakie są Twoje doświadczenia z prowadzeniem i uczestniczeniem w spotkaniach? Czy w Twoim zespole macie przyjęte określone zasady?

Warszawa, 02 stycznia 2025 roku