Sprint, maraton czy … chaos?

Nie można biec maratonu tempem sprintu: Jak skutecznie zarządzać pracą i stresem na koniec roku?

Czy końcówka roku zawsze oznacza dla Ciebie chaos, napięcie i wyścig z czasem? Czy Twoja lista zadań rośnie zamiast maleć, a presja zaczyna Cię przytłaczać? Budżety, niekończące się spotkania, napięte kalendarze – to codzienność, którą wielu z nas zna aż za dobrze. Jak w tym wszystkim znaleźć czas na myślenie koncepcyjne czy kreatywność?

To, że czujesz się przytłoczony, jest zupełnie naturalne. Jednak kluczem do sukcesu nie jest jeszcze większa mobilizacja, ale przemyślane zarządzanie sobą w czasie. Długotrwały stres (dystres) nie tylko obniża efektywność, ale prowadzi do fizycznego i psychicznego wyczerpania. Jak pracować, aby nie zwariować?

Poniżej dzielę się swoimi sprawdzonymi zasadami organizacji pracy, które pomogły mi i wielu innym zachować balans oraz efektywność, nawet w najbardziej wymagających momentach.

12 zasad pracy, które pomogą Ci lepiej wykorzystać Twój czas:

1. Planowanie w elektronicznym kalendarzu
Wszystkie swoje aktywności planuj w jednym miejscu – najlepiej w kalendarzu elektronicznym, który możesz udostępniać współpracownikom. To prosty sposób na większą przejrzystość i lepszą współpracę z zespołem.

2. Zablokuj czas na przerwy obiadowe
Rezerwuj w kalendarzu przynajmniej 45 minut na obiad. W praktyce często skróci się to do 30 minut, ale nawet ten czas pozwoli Ci odetchnąć i naładować baterie.

3. Krótkie przerwy między spotkaniami
Po każdym spotkaniu znajdź chwilę na oddech – rozprostuj nogi, napij się wody, oderwij oczy od ekranu. To drobna zmiana, która poprawi Twoje skupienie na kolejne zadania.

4. Czas na pracę koncepcyjną
Zarezerwuj w kalendarzu „święte godziny” na strategiczne myślenie, analizę i projekty. Na początek 2 × 2 godziny tygodniowo wystarczą. Zaplanuj konkretne tematy, aby mieć wymierne efekty.

5. Praca  w trybie home office
Jeśli to możliwe, ustal jeden dzień tygodnia na pracę zdalną. Wykorzystaj go na zadania wymagające skupienia – organizacja szybko nauczy się, że wtedy Cię w biurze nie ma.

6. Dzień bez spotkań
Raz w tygodniu ogranicz spotkania do maksimum dwóch godzin lub wyeliminuj je całkowicie. Ten dzień poświęć na zaległe maile, operacyjną pracę i projekty.

7. Nie przyjmuj niejasnych zaproszeń na spotkania
Jeśli organizator nie określił celu spotkania i Twojej roli, poproś o więcej informacji. Może się okazać, że Twoja obecność nie jest konieczna lub możesz delegować zadanie komuś innemu.

8. Unikaj nagłych spotkań w tym samym dniu
Gdy zaproszenie na spotkanie burzy Twój plan dnia, zaproponuj alternatywny termin. Priorytety innych nie zawsze muszą stać się Twoimi priorytetami.

9. Stałe terminy spotkań zespołowych
Regularne terminy spotkań to punkt wyjścia, który eliminuje chaos. Nawet jeśli konieczna będzie zmiana terminu, zawsze masz od czego zacząć.

10. Zaplanuj czas na rutynowe zadania
Czynności niewymagające dużego wysiłku zaplanuj na momenty, gdy Twoja energia jest niższa – na przykład pod koniec dnia.

11. Ogranicz rozpraszacze
Nie sprawdzaj maili na bieżąco. Wystarczy, że poświęcisz na nie 2–3 bloki czasowe w ciągu dnia. Wyłącz powiadomienia maili i komunikatora – jeśli coś jest naprawdę pilne, ktoś do Ciebie zadzwoni.

12. Wyłącz dzwonek telefonu
Wibracja wystarczy, abyś wiedział, że ktoś dzwoni. (Nie) odebranie telefonu to Twoja decyzja, przecież można zawsze oddzwonić w chwili, która będzie dla Ciebie odpowiednia.

Komunikacja to klucz
Najważniejszą zasadą jest edukowanie swoich współpracowników i przełożonych o Twoim stylu pracy. Z uśmiechem, ale stanowczo stawiaj granice i pokazuj, że „bieganie z pustą taczką” nie świadczy o efektywności. Rozmowa na temat zasad współpracy przynosi korzyści całej organizacji.

Dlaczego warto spróbować?

Na początku wprowadzanie zmian może być trudne. Zawsze mogą pojawić się nieoczekiwane zadania lub pilne tematy. Jednak z doświadczenia wiem, że przestrzeganie tych zasad daje poczucie sprawczości i spokoju. To klucz do zmniejszenia stresu i lepszego myślenia. A kiedy myślimy spokojniej, nasze reakcje stają się bardziej adekwatne. Spokój rodzi spokój.

Organizacja czasu to sztuka, ale zaczyna się od zarządzania sobą w czasie. Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach. 😊

-----------------------------------

Zainteresowałam Cię? Skontaktuj się ze mną. Pracuję z zespołami oraz indywidualnie w formule coachingu i mentoringu. Wspieram liderów i zespoły zwiększając ich efektywność.

Warszawa, 07 grudnia 2024 rok